Вы садитесь за компьютер, берете свой любимый блокнот и начинаете записывать список дел на день: ответить на письма, проверить статус текущего проекта, выйти на нового клиента, отправить огромное задание дизайнеру. Мы все были там. Смотреть на этот, казалось бы, бесконечный список не весело. Особенно, когда есть так много всего, что вам надо сделать, вы даже не можете определить, как и с чего начать. Но не впадайте в панику! Вот шесть советов, которые помогут вам расставить приоритеты в списке дел, даже если ваша рабочая нагрузка кажется совершенно неуправляемой.
1. Запишите только то, что нужно сделать.
Этот момент кажется до боли очевидным. Но, если вы чем-то похожи на меня, ваш список дел всегда (каким-то образом) становится свалкой. Здесь вы отмечаете все эти случайные лакомые кусочки, которые всплывают в вашей голове: будь то новая книга для чтения или идея долгосрочного проекта, который вы хотите начать в ближайшее время.
Список, который должен был сфокусировать вас на один день, теперь является документом с подробными напоминаниями на следующие несколько месяцев. Теперь он заставляет вас чувствовать себя более напряженными и утомленными. Вместо того, чтобы помогать вам увидеть быстрый обзор вещей, которые вы должны сегодня сделать.
Вы все еще можете записать все эти мелочи, которые должны найти выход из вашего мозга, на бумагу. Но после того, как вы это сделаете, создайте отдельный список дел на следующие 24 часа. Это поможет вам чувствовать себя менее подавленными, а ваш ум будет более ясным.
2. Различайте срочное и важное.
А теперь сфокусируйтесь: хотя может показаться, что это не всегда так, существует большая разница между срочным и важным. Поэтому, пытаясь найти выход из смехотворно большой кучи заданий, сосредоточьтесь исключительно на неотложных задачах, даже если это означает, что важные вещи будут висеть в вашем списке на следующий день.
Вооружившись уже урезанным списком текущих дел (см. шаг 1), вы сможете хорошо понять, что вам нужно сделать. Но теперь для каждого элемента действия задайте себе вопрос: обязательно ли это нужно сделать до завтрашнего утра?
Это поможет вам отделить то, что абсолютно необходимо сделать, от того, что вы хотите сделать. Вещи, которые не имеют сроков, должны быть немедленно удалены. (Добавьте их в общий список, а не в свой список текущих дел.)
3. Группируйте аналогичные задачи вместе.
Прыжки по проектам — мы все делали это. Вы отвечаете на электронное письмо, делаете небольшой прогресс в проекте, отвечаете на другое электронное письмо и затем возвращаетесь к указанному проекту. Да, вы усердно работаете, но действительно ли вы работаете умно? Постоянное переключение с одной задачи на другую часто может отвлекать, мешая вам сосредоточиться и вычеркнуть все задачи из своего списка дел.
Именно здесь приходит понятие «группировки». Многие эксперты по производительности утверждают, что объединение похожих задач в группы может значительно повысить производительность. Итак, сначала ответьте на все эти письма, а затем переходите к более крупным задачам. Вы заметите рост производительности и внимания.
4. Используйте технику Помодоро.
Вы слышали о технике Помодоро? Если вы легко попадаете в ловушку рассеянного внимания, это действительно поможет вам оставаться сконцентрированными. По сути, это разбивает ваш рабочий день на куски. Вы работаете в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв. И этот полный цикл называется техникой Помодоро.
Перерывы могут показаться нелогичными, если ваше расписание уже заполнено. Однако эта система управления временем работает, прививая ощущение срочности. У вас есть мотивация сделать как можно больше работы за эти 25 минут.
5. Оцените свое время.
Мы все начинаем наши рабочие дни с наилучшими намерениями. И, да, быть чрезмерно амбициозными с вашим списком дел может звучать, как хорошая идея в теории. Но, как правило, это означает, в конце дня вы чувствуете разочарование.
Именно по этой причине вы должны назначать оценки временем. Рядом с каждым заданием отметьте, сколько времени, по вашему мнению, займет эта конкретная задача. Затем выполните простую математику и сложите все, включая, по крайней мере, час запасного времени для неожиданных препятствий. Если эти оценки складываются в странное число, то вам нужно серьезно расставить приоритеты для своих дел — или потратить дополнительный день, чтобы выполнить все это.
Это упражнение поможет вам понять, чего вы хотите достичь. Кроме того, оно позволяет вам заранее определить, собираетесь ли вы пропустить дедлайн. Это означает, что вы можете опередить проблему и привлечь нужных людей к вероятной задержке, вместо того чтобы просить прощения, когда вы пропустили дедлайн.
6. Просто начните.
Вышеприведенные советы, несомненно, могут быть полезны при попытке справиться с чрезмерной рабочей нагрузкой. Но иногда лучше всего сделать глубокий вдох и начать.
Конечно, вы хотите атаковать свой список дел так, чтобы он был, как можно более методичным и стратегическим. Вы не хотите тратить время без необходимости, переключаясь с одной задачи на другую. Однако вы также хотите избежать попадания в противоположную ловушку: если вы тратите так много времени на то, чтобы понять, как начать работу с вашим списком дел, вы в конечном итоге теряете время — время, которое вы могли бы использовать для вычеркивания нескольких задач.
Так что, в конечном счете, будьте осторожны при распределении обязанностей и заданий. В конце концов, никто не знает ваш стиль работы (или ваш список дел, если на то пошло!), так же хорошо, как вы.
